Īsumā. AI automatizācija nozīmē, ka atkārtotu darbu starp jūsu sistēmām veic mākslīgais intelekts: tas nolasa dokumentus un e-pastus, sagatavo atskaites un tekstus un atjaunina ierakstus CRM sistēmā. Vispiemērotākie ir procesi, kas atkārtojas, katru reizi ietver vienus un tos pašus soļus un izmanto datus, kas jau ir digitāli. Sāciet ar vienu šādu procesu un paplašiniet automatizāciju, kad tas darbojas uzticami.
Ko nozīmē AI automatizācija?
AI automatizācija ir mākslīgā intelekta (MI) izmantošana biznesa procesos, lai tas veiktu atkārtotus soļus, kam līdz šim bija vajadzīgs cilvēks. AI tiek savienots ar rīkiem, ko komanda jau izmanto, piemēram, CRM, ERP, e-pastu, e-veikalu vai grāmatvedības programmu, un pārņem atkārtoto darbu starp tiem. Esošie rīki nav jāaizstāj.
Ar ko tā atšķiras no parastas automatizācijas?
Parasta automatizācija izpilda iepriekš aprakstītus noteikumus, piemēram, „kad pienāk jauns pasūtījums, izveido rēķinu”. Šādus scenārijus varat izveidot arī paši, piemēram, ar Zapier vai Make. Tie strādā labi, kamēr dati ir strukturēti un katru reizi vienādi.
AI automatizācija spēj strādāt arī ar informāciju, kurai nav vienota formāta, un veikt soļus, kam agrāk bija vajadzīgs cilvēks:
- Datu izgūšana – nolasa vajadzīgos laukus no rēķiniem, pavadzīmēm, līgumiem vai e-pastiem, arī tad, ja katram partnerim ir savs formāts.
- Klasificēšana – nosaka, kurai kategorijai pieprasījums vai prece atbilst un kam to nodot.
- Teksta sagatavošana – uzraksta produkta aprakstu, atskaites kopsavilkumu vai atbildes melnrakstu, izmantojot jūsu datus.
- Jautājumi vienkāršā valodā – ļauj uzdot jautājumu uzņēmuma datubāzei, piemēram, „kā šajā mēnesī mainījās pārdošanas apjoms?”, neveidojot atskaiti.
Praksē abas pieejas apvieno: noteikumi nodrošina, ka process vienmēr notiek paredzētajā secībā, bet AI veic tos soļus, kuros jāsaprot teksts vai dokuments. Ja kļūdas cena ir augsta, rezultātu pirms nākamā soļa pārbauda cilvēks.
Kā tas notiek praksē?
Piemērs: uzņēmums saņem pieprasījumus pa e-pastu, darbinieks katru no tiem pārraksta CRM sistēmā un pēc tam sagatavo atbildi. Ar AI automatizāciju šis process var noritēt šādi:
- Pienāk e-pasts ar pieprasījumu.
- AI nolasa, kas raksta, ko klients vēlas un kādi ir termiņi.
- AI nosaka pieprasījuma veidu un steidzamību.
- Automatizācija izveido vai atjaunina klienta ierakstu CRM sistēmā un izveido uzdevumu atbildīgajam darbiniekam.
- AI sagatavo atbildes melnrakstu, izmantojot jūsu cenrāžus un noteikumus.
- Darbinieks pārbauda melnrakstu, vajadzības gadījumā to labo un nosūta.
Darbinieks vairs nepārraksta datus, bet pārbauda rezultātu un pieņem lēmumus. Līdzīgu plūsmu var izveidot rēķiniem, pieteikumiem vai pasūtījumiem.
Ko uzņēmumā var automatizēt ar AI?
Mūsu AI automatizācijas projekti iekļaujas četrās jomās, un vienā projektā var apvienot vairākas no tām.
Integrācijas un datu sinhronizācija
Dati starp sistēmām tiek nodoti bez atkārtotas ievadīšanas: piemēram, klientu un pasūtījumu dati starp CRM un ERP (HubSpot, Salesforce u. c.), kontakti e-pasta mārketinga platformā, piemēram, Mailchimp, vai dati analītikas rīkos.
Atskaites un informācijas paneļi
Regulāras atskaites, kas tiek sagatavotas un nosūtītas pēc grafika, KPI paneļi, kas vienmēr ir aktuāli, un kopsavilkumi, kas izceļ tendences un novirzes. Piemērs: automatizētas reklāmas atskaites digitālā mārketinga aģentūrai – platforma no Facebook Ads un Google Ads datiem sagatavo regulāras atskaites aģentūras klientiem.
AI ģenerēts saturs
Produktu apraksti un kartītes, piedāvājumu lapas, izpētes kopsavilkumi un iekšējā dokumentācija, ko AI sagatavo no jūsu datiem un jūsu izvēlētajiem avotiem. Piemēram, Raksto.ai uzņēmumam Motosports pēc produkta nosaukuma vai SKU izveido pilnu Shopify produkta kartīti ar specifikācijām un attēliem no ražotāja lapas, bet Vanilla Travel sistēma pārbauda viesnīcu atsauksmes un katram piedāvājumam sagatavo publicēšanai gatavu lapu.
Pārdošanas un administratīvās darba plūsmas
Potenciālo klientu kvalificēšana un B2B datu papildināšana, CRM ierakstu atjaunināšana, atgādinājumi un uzdevumi turpmākai saziņai, dokumentu apstrāde un datu ievade. Piemēram, DeclAI uzņēmumam Lett 2000 no rēķiniem, iepakojuma sarakstiem un transporta dokumentiem sagatavo muitas deklarācijas ar HS kodu klasifikāciju un sankciju pārbaudi.
Piemēri pa nodaļām
- Grāmatvedība un finanses: rēķinu datu nolasīšana un ievade, maksājumu atgādinājumi, regulāras finanšu atskaites.
- Pārdošana: pieprasījumu šķirošana, potenciālo klientu datu papildināšana, CRM ierakstu atjaunināšana, piedāvājumu sagatavošana.
- E-komercija: produktu kartītes un apraksti vairākās valodās, produktu datu atjaunināšana.
- Loģistika un muita: pavaddokumentu apstrāde, deklarāciju sagatavošana, piegādes cenas aprēķins.
- Klientu apkalpošana: e-pastu šķirošana pēc tēmas un steidzamības, atbilžu melnraksti.
- Vadība: nedēļas kopsavilkumi un KPI paneļi no vairākām sistēmām.
Ja vēlaties automatizēt atbildes klientiem, skatiet AI čatbotus, bet zvaniem – balss AI aģentus.
Kas ir AI aģents?
AI aģents (arī MI aģents) ir AI sistēma, kas uzdevuma izpildei pati izvēlas nākamo soli: meklē informāciju, izmanto pieejamos rīkus un sistēmas un pārbauda rezultātu. Vienkāršs čatbots atbild uz jautājumiem un var nolasīt datus no jūsu sistēmām, bet aģents pats izplāno un veic vairākus soļus, piemēram, salīdzina datus no vairākām sistēmām, atjaunina ierakstus un sagatavo dokumentu.
Uzņēmuma procesos aģentam piešķir tikai tās piekļuves tiesības, kas vajadzīgas uzdevumam, un svarīgas darbības pirms izpildes apstiprina cilvēks. Daudzos gadījumos pietiek ar vienkāršāku automatizāciju ar skaidriem soļiem – to ir vieglāk pārbaudīt un uzturēt.
Kuru procesu automatizēt vispirms?
Daudzi uzņēmumi sāk ar vienu procesu, kas atkārtojas katru dienu vai katru nedēļu. Labs pirmais process atbilst šīm pazīmēm:
- tas atkārtojas pēc grafika vai pēc viena un tā paša notikuma, piemēram, jauna pasūtījuma;
- katru reizi tas ietver vienus un tos pašus soļus;
- nepieciešamie dati jau ir pieejami kādā sistēmā, failā vai e-pastā;
- tas kādam aizņem vairākas stundas nedēļā, vai arī tā kļūdas ir dārgi labot.
Vienkāršs veids, kā atrast kandidātus: nedēļu pierakstiet darbus, kas atkārtojas, un to, cik laika katrs aizņem.
Ko nav vērts automatizēt?
- Procesus, kas notiek reti, piemēram, dažas reizes gadā.
- Procesus, kas katru reizi norit citādi un kuriem nav skaidru noteikumu.
- Darbus, kuros vajadzīgā informācija ir tikai darbinieku galvās, nevis kādā sistēmā vai dokumentā.
- Lēmumus ar lielu ietekmi uz cilvēkiem, piemēram, darbinieku atlasi vai kredītspējas vērtēšanu, bez cilvēka iesaistes un juridiskas pārbaudes.
Šādos gadījumos AI var palīdzēt sagatavot informāciju, bet lēmumu pieņem cilvēks.
Vai AI automatizācija aizstās darbiniekus?
Automatizācija pārņem atkārtotus soļus, nevis cilvēka darbu kopumā. Parasti mainās darba saturs: mazāk datu pārrakstīšanas un meklēšanas, vairāk pārbaudes, sarežģītu gadījumu un saziņas ar klientiem. Piemēram, ar DeclAI uzņēmuma Lett 2000 muitas brokeri pārskata un apstiprina izgūtos datus, nevis pārraksta tos no rēķiniem un iepakojuma sarakstiem.
Ja kāda darba apjoms tiešām samazinās, par to ir vērts laikus runāt ar komandu. Tas ir viens no iemesliem, kāpēc darbiniekus, kuri procesu veic ikdienā, vajag iesaistīt jau no paša sākuma.
Kas paliek cilvēka ziņā?
AI var kļūdīties: nepareizi nolasīt skaitli, sajaukt kategoriju vai uzrakstīt pārliecinošu, bet nepareizu teikumu. Tāpēc labā automatizācijā cilvēks pārbauda tos soļus, kur kļūda maksātu dārgi, un risinājums tiek veidots tā, lai pārbaude būtu ātra.
Piemēram, DeclAI HS klasifikācija sākas ar ieteiktu kodu, tāpēc eksperta laiks tiek veltīts pārbaudei, nevis meklēšanai. Platformas testā ar aptuveni 300 deklarācijām sagatavošanas laiks saruka no vairāk nekā 40 līdz aptuveni 5 minūtēm.
Kā notiek AI automatizācijas projekts?
Mūsu automatizācijas projekti norit piecos posmos:
- Ievadsaruna – kopā apskatām procesu: kā tas norit šobrīd un kur automatizācija varētu palīdzēt.
- Piedāvājums – sagatavojam piedāvājumu ar darba apjomu, budžetu un termiņiem.
- Izstrāde – izstrādājam automatizāciju un savienojam to ar jūsu sistēmām.
- Testēšana un palaišana – testējam to jūsu esošajās sistēmās, novēršam problēmas un ieviešam ikdienas lietošanā.
- Atbalsts – nodrošinām pastāvīgu atbalstu un pielāgojam automatizāciju, kad mainās jūsu procesi.
Pirms pirmās sarunas noder īss procesa apraksts (kas to sāk, kādi ir soļi, kāds ir rezultāts), daži tipiski dokumenti vai piemēri, iesaistīto sistēmu saraksts un aptuvens priekšstats par to, cik laika process aizņem šobrīd.
Par izmaksām lasiet ceļvedī „Cik maksā AI čatbots un AI automatizācija Latvijā?”.
Dati, drošība un MI akts
Ja automatizācija apstrādā personas datus, uz to attiecas Vispārīgā datu aizsardzības regula (VDAR jeb GDPR): izmantojiet tikai uzdevumam vajadzīgos datus, ierobežojiet piekļuvi un vienojieties par datu glabāšanu. Ja izstrādātājs vai pakalpojuma sniedzējs apstrādā datus jūsu uzdevumā, ar to jānoslēdz datu apstrādes līgums (DPA, VDAR 28. pants). Pirms projekta noskaidrojiet, kur dati tiks glabāti un kuri AI modeļi tos apstrādās.
Uzņēmumiem paredzētajos AI pakalpojumos dati pēc noklusējuma parasti netiek izmantoti modeļu apmācībai, taču pārbaudiet konkrētā pakalpojuma noteikumus. Ja AI sistēma pati sarunājas ar klientiem, piemēram, čatbots vai balss aģents, ES Mākslīgā intelekta akts (MI akts) kopš 2026. gada 2. augusta prasa, lai cilvēks jau no pirmās saskarsmes zinātu, ka sazinās ar AI sistēmu, ja vien tas nav acīmredzams.
Kā sagatavot uzņēmumu, kādi noteikumi vajadzīgi darbiniekiem un ko prasa MI akts, lasiet ceļvedī „Kā ieviest mākslīgo intelektu mazā uzņēmumā: 7 soļi”.
